O que é uma convocação
Depois que a disputa de lances termina, o pregoeiro passa a falar com o fornecedor arrematante pelo chat do certame. É ali que ele pede o que falta para julgar o item: uma contraproposta na negociação, os documentos de habilitação atualizados, a proposta com o valor final ou um esclarecimento em diligência. Cada pedido tem um prazo, e o prazo está escrito na mensagem.
Perder o prazo tem consequência concreta. Quem não responde à negociação fica com o valor que tinha; quem não envia o documento a tempo pode ser inabilitado e o item vai para o próximo colocado. A convocação é a etapa em que a licitação é ganha ou perdida depois do lance.
Por que ela não cita a sua empresa
Em boa parte dos portais, a convocação vai ao "arrematante do item", sem nome. No Portal de Compras Públicas a mensagem típica avisa que foram solicitadas diligências para um item e dá a hora e o dia limite do envio. Só a proposta readequada costuma sair nomeada. No ComprasNet a convocação de negociação chega como mensagem do sistema no chat do item, com o CNPJ do convocado, e a de anexos traz a data e hora limite no próprio pedido.
Isso quebra qualquer alerta baseado em "mensagem que cita a minha empresa". O jeito certo de saber que a convocação é sua é saber qual item você lidera: a mensagem daquele item é para você, com ou sem o seu nome. É assim que o Strela dispara o alerta, pela liderança do item, e não pela citação.
Os três tipos mais comuns
As convocações que aparecem com mais frequência, e o que cada uma pede.
- Negociação de valor: o pregoeiro pede um valor menor. A resposta é uma contraproposta ou a recusa, que mantém o valor atual. No ComprasNet a recusa é um comando próprio do portal e fecha a convocação na hora.
- Diligência ou documentos de habilitação: o pregoeiro pede certidões, atestados ou esclarecimentos, por item, com prazo. No Portal de Compras Públicas cada item tem o seu envio: quem arremata vários itens responde a cada um.
- Proposta readequada: a proposta comercial com o último lance de cada item, assinada. Costuma vir nomeada e com prazo para o fim do dia ou algumas horas depois.
Onde o prazo está e como não perdê-lo
O prazo está no texto da mensagem, em hora e data, e às vezes num campo próprio da convocação. Ele varia de poucas horas no mesmo dia até o fim do dia seguinte, conforme o portal e o pregoeiro. No BNC a convocação pode vir nominal, com prazo até o fim do dia seguinte. No ComprasNet, a convocação de anexos traz data e hora limite, e a de negociação costuma vir sem prazo publicado. Prazo que a mensagem não declara é prazo que você não conhece: responda logo.
Não perder o prazo é uma questão de ler a mensagem certa no item certo e ter os documentos prontos. Uma biblioteca com as certidões válidas e a proposta que sai assinada com o último lance reduzem a resposta a minutos. O que consome tempo é montar o pacote na hora, com a certidão vencida.
Como o Strela trata a convocação
Quando a mensagem chega no item que a sua empresa lidera, ou cita a sua empresa, ou traz um prazo dentro, ela vira alerta com contagem regressiva. A resposta sai do próprio sistema: mensagem ao pregoeiro, contraproposta ou recusa na negociação, envio dos documentos da empresa e a proposta assinada com os dados atualizados. A confirmação vem do que o sistema releu no portal depois do envio, não de uma suposição.
Perguntas frequentes
Ela vem pelo chat do certame, no item. O portal pode ou não avisar por e-mail, e o aviso por e-mail chega depois. Quem depende dele chega atrasado.
O que a mensagem disser. Há prazos de poucas horas no mesmo dia e prazos até o fim do dia seguinte. Quando a mensagem não traz prazo, como costuma acontecer na negociação do ComprasNet, responda o quanto antes.
A recusa mantém o valor do seu último lance e encerra a convocação. No ComprasNet, ela é um comando próprio do portal, e o sistema a registra na hora.
Fontes
Isso é o módulo Monitoramento
Monitoramento de licitações e do chat do pregoeiro